Блог Odoo опублікував історію іспанського бренду взуття ручної роботи De Flores y Floreros із Паленсії — компанії, заснованої 2010 року, яка проєктує та виготовляє своє взуття в Іспанії й продає його одразу чотирма каналами: через власні магазини, франчайзингові точки, інтернет-крамницю та міжнародну дистрибуцію. Цей кейс цікавий не гучними цифрами, а масштабом: у компанії менш як 50 працівників, а в Odoo працює менш ніж 30 користувачів. Тобто це історія не про корпорацію з окремим ІТ-департаментом, а про невеликий виробничий бізнес, який доріс до стану, коли кожен канал продажів живе за власними правилами — і далі так тривати вже не може.
Останніми роками компанія переживала період швидкого зростання — розширювалася мережа продажів, збільшувався операційний обсяг, бренд заходив на нові ринки. Саме це й створило головний виклик: з майже ремісничої та централізованої структури бізнес перетворився на значно складнішу операцію з фізичними магазинами, онлайн-каналом, франшизою, закордонною дистрибуцією та виробництвом, розподіленим між кількома майстернями в Іспанії. Інформація при цьому лишалася розкиданою по різних інструментах, документах і відділах, тож єдиної актуальної картини бізнесу просто не існувало.
Найскладнішою ділянкою був облік запасів. Доводилося вручну зводити докупи кілька точок продажу й складів, а це давало розбіжності в залишках, дублювання роботи і надмірну залежність від того, що «тримає в голові» конкретний співробітник. Другою больовою точкою були розриви між відділами: один продаж або одна заявка на поповнення запасу запускали ланцюжок листувань і ручних дій, перш ніж доходили до потрібного підрозділу — продажів, закупівель, виробництва, логістики, виставлення рахунків чи адміністрації. Третьою — звітність: щоб проаналізувати продажі за магазином, моделлю чи розміром, спланувати закупівлі або переглянути маржинальність, треба було збирати й перехресно звіряти дані з кількох джерел.
«Ми шукали інструмент, який дасть змогу централізувати інформацію, покращити простежуваність, зменшити кількість ручних процесів і побудувати масштабовану структуру — і все це не втрачаючи гнучкості, швидкості та креативності, що визначають наш бренд», — пояснює Дамасо з De Flores y Floreros.
Партнером із впровадження стала компанія Anasinf — офіційний партнер Odoo рівня Silver із Наварри, що має тридцятирічний досвід на ринку. Систему розгорнули на Odoo SH, а із застосунків узяли три: Продажі, Склад і Бухгалтерію. Впроваджували поетапно: спершу процеси, найкритичніші для щоденної роботи — продажі, склад, закупівлі, виставлення рахунків і ведення товарного каталогу, — а вже потім поступово додавали нові вимоги й підлаштовували робочі процеси під специфіку компанії.
Найбільшим викликом виявилося не програмне забезпечення, а управління змінами. Команда звикла працювати різними інструментами й за різними методиками, тож перехід довелося супроводжувати навчанням, переглядом процесів і щільним контролем на старті — ішлося не просто про освоєння нової програми, а про перехід до більш зв’язного й спільного способу роботи. «Ключовим було сприймати Odoo як проєкт внутрішньої трансформації, а не просто як технологічну зміну», — наголошує Дамасо. Технічна складність теж нікуди не поділася: кілька магазинів, складів, каналів продажів, колекцій, моделей, кольорів і розмірів треба було описати так, щоб дані лишалися достовірними й корисними для всіх відділів водночас. Особливо клопітними були складський облік, переміщення між магазинами, виробництво, закупівлі та омніканальні продажі. Підхід обрали простий: розібрати кожен робочий процес окремо, спростити його там, де це можливо, і вдаватися до спеціальних налаштувань та власних доробок лише тоді, коли без них справді не обійтися.
Результат — більшість інформації та процесів компанії тепер живе на одній платформі, що дало змогу краще зв’язати між собою продажі, склад, закупівлі, виставлення рахунків, виробництво й логістику, зменшити обсяг ручної роботи та прибрати дублювання. Найпомітніше покращення — чіткіша й актуальніша картина залишків і рухів товару між магазинами, складами й каналами продажів. Покращилася й простежуваність кожної операції: від отримання замовлення до його виконання, доставки й виставлення рахунка. Відділи працюють з однією й тією самою інформацією, тому внутрішня координація та швидкість реакції зросли, а звітність стала простішою — команда має надійніші дані, щоб аналізувати продажі, потреби в поповненні запасів, закупівлі та загальну ефективність бізнесу.
Окремо в компанії відзначають ефект, на який не розраховували: Odoo допомагає виявляти помилки, завчасно бачити потребу в товарі й помітно покращує внутрішню комунікацію та ухвалення рішень. Раніше багато рішень залежали від перегляду десятка файлів, консультацій з різними відділами чи ручного звіряння даних — тепер значна частина операцій спирається на одне джерело інформації. «Для нас Odoo став способом упорядкувати компанію і підготувати її до зростання — з більшим контролем, але без втрати швидкості й гнучкості, які завжди були частиною defloresyfloreros», — підсумовує Дамасо. Рекомендувати Odoo в компанії готові насамперед тим бізнесам, які ростуть і потребують централізації операцій.
Що це означає для українського користувача
Український роздріб і невеликі виробники одягу та взуття впізнають у цій історії себе майже дослівно: власна крамниця, маркетплейс або інстаграм-продажі, кілька оптових клієнтів, цех чи пул підрядників — і залишки, які в кожному каналі рахуються окремо, а зводяться раз на місяць вручну. Кейс De Flores y Floreros показує, що для виходу з цього стану не обов’язково впроваджувати всю ERP одразу: трьох застосунків — Продажі, Склад і Бухгалтерія — вистачило, щоб отримати єдиний облік товару з розрізом за моделями, кольорами й розмірами та простежуваність від замовлення до рахунка. Не менш корисний і другий висновок: основний ризик такого проєкту лежить не в техніці, а в людях і процесах, тож бюджет часу на навчання команди й перегляд робочих процедур варто закладати нарівні з бюджетом на саме впровадження.