Odoo Blog опублікував історію Living for Bikes — сімейного бізнесу з Валле-де-Браво, який виріс із захоплення велоспортом і сьогодні поєднує під одним дахом магазин, ремонтну майстерню, кав’ярню, прокат велосипедів і організацію турів. Цікава ця історія не масштабом: у компанії сім співробітників і всього три користувачі Odoo. Цікава вона рішенням, яке власники ухвалили ще до першого клієнта — вони почали працювати в Odoo за пів року до офіційного відкриття, тобто будували процеси в системі паралельно з тим, як будували сам бізнес.
Магазин відкрився наприкінці 2022 року з ідеєю зібрати в одному місці все, що стосується велосипедного світу: продаж велосипедів, компонентів, аксесуарів, одягу й спорядження, майстерню, кав’ярню, прокат і супроводжувані тури. Родина від початку розуміла, що така кількість напрямків потребує інструмента, який утримає контроль над операціями, коли бізнес почне рости. Тому за пів року до відкриття вони взялися за Odoo. Порівнявши різні варіанти, вони зупинилися на ньому як на інтуїтивній, гнучкій і доступній платформі, застосунки якої можна підлаштувати під дуже різні потреби. Стартували з трьох — Точки продажу, Закупівель і Складу, — а далі перелік розширювався в міру появи нових задач: CRM, Продажі, Конструктор сайту, Email-маркетинг, Виїзне обслуговування, Події, Опитування, Підпис, Співробітники, Проєкти, Контакти. Прикметно, що впровадженням займався сам власник, Вальтер: він розібрався з платформою, а потім навчив команду — і завдяки цьому Odoo не залишився чужою системою, яку хтось колись налаштував.
Основа щоденної роботи — зв’язка Складу й Точки продажу. Кожен товар заведений з собівартістю, ціною, категорією, фотографіями й залишком, а готові велосипеди мають унікальний серійний номер, прив’язаний до чека: це помітно спрощує і гарантійне обслуговування, і відстеження конкретної машини впродовж її життя. З однієї каси команда проводить три різні за природою потоки — продаж товарів, послуги майстерні й замовлення в кав’ярні. Для невеликого бізнесу це принципова річ: не три окремі каси й три окремі звіти, а одна точка, з якої виручка одразу потрапляє в облік.
Клієнтська частина побудована навколо того, що кожен відвідувач має власну картку з історією операцій. Потенційний клієнт, який заходить на сайт, заповнює форму під свій конкретний інтерес — велосипед, прокат, тур чи послуга, — і після надсилання його контакти разом з відповідями автоматично лягають у CRM. Далі команда швидко передзвонює або пише, переважно у WhatsApp і телефоном. Тобто сайт тут не вітрина, а вхідна точка воронки, яка не потребує ручного перенесення заявок.
Найбільша зміна сталася в майстерні. Раніше облік ремонтів вели на папері — Odoo замінив його цифровим процесом, у якому фіксується сам велосипед, потрібна послуга, фотографії та використані запчастини. Клієнт при цьому отримує автоматичні сповіщення на кожному етапі: від приймання машини до видачі, включно з контролем якості та опитуванням про задоволеність послугою. Для сервісу, де ремонт може тривати кілька днів і де клієнт нервує через свій велосипед, така прозорість цінніша за будь-яку знижку.
Прокат, тури й групові виїзди теж живуть в Odoo. Заїзди організовують безпосередньо в системі, а відмови від претензій — документи, які учасник підписує перед виїздом, — оформлюють через застосунок Підпис. Підписані документи залишаються прив’язаними до профілю клієнта, тож постійним учасникам не доводиться щоразу заповнювати ті самі папери. Спілкування зі спільнотою тримається на Email-маркетингу, а зараз у компанії впроваджують ще й виставлення рахунків в Odoo й далі розвивають сайт.
Наступний великий крок, який Living for Bikes озвучує відкрито, — звести електронну комерцію всередину Odoo. Задум у тому, щоб використати інтеграцію Конструктора сайту зі Складом і вивести каталог за межі фізичної вітрини. Для цього спершу треба впорядкувати частину каталогу й запровадити варіанти товарів — насамперед для позицій, де є кілька опцій розміру чи кольору. Окремо планують призначити відповідального за напрям електронної комерції, щоб залишки в онлайні були точними в реальному часі. Майже чотири роки роботи з платформою привели власника до простого висновку: ERP не обов’язково чекати, поки компанія виросте або поки в процесах настане хаос. Старт із першого дня дав змогу одразу будувати структуровані процеси й освоювати систему разом зі зростанням бізнесу.
Що це означає для українського користувача
Головна цінність цього кейсу для українського читача — не перелік застосунків, а масштаб: сім працівників, три користувачі системи й при цьому повноцінна робота складу, каси, CRM, майстерні, подій і документообігу. Українські малі бізнеси з подібною «гібридною» моделлю — велосипедні та мотомагазини з сервісом, кав’ярні при спортивних крамницях, прокати спорядження, студії з ремонтом техніки — зазвичай відкладають ERP на «коли виростемо», тримаючи тим часом залишки в Excel, ремонти в зошиті, а заявки з Instagram і сайту в месенджерах. Living for Bikes показує протилежну логіку: систему дешевше й простіше запустити на етапі, коли процесів ще мало, ніж потім переносити в неї роками накопичений безлад. Особливо варто звернути увагу на два прийоми, які не потребують доробок: серійні номери на дорогих товарах, прив’язані до чека, для гарантій — і автоматичні сповіщення клієнта на етапах ремонту, які самі по собі знімають з майстра половину телефонних дзвінків.