Odoo Blog опублікував історію колумбійської Quality Group Services — компанії з Боготи, яка 27 років працює на ринку технологічної інтеграції й тепер тримає в Odoo практично всю свою операційну діяльність: від закупівель і складу до оренди обладнання, бухгалтерії та кадрів. Кейс цікавий не так переліком модулів, як цифрами, що стоять за словом «централізація»: після впорядкування процесів компанія працює меншою командою — 34 особи замість 45 до впровадження — і водночас показала зростання продажів на 18%, а її генеральний директор оцінює загальне покращення процесів приблизно в 35%.
Quality Group Services починала як бізнес з аутсорсингу друку, а згодом розширила напрями: аутсорсинг комп’ютерної техніки, продаж ліцензій, оренда сканерів і низка послуг для державного сектору. Сьогодні один з головних напрямів — саме оренда комп’ютерного й друкарського обладнання разом із продажем технологічних рішень. Географія компанії теж виросла: від Боготи вона поширилася на всю країну, від Сан-Андреса до Амазонії. Своєю ключовою відмінністю на ринку генеральний директор Оскар Маурісіо Морено називає саме обслуговування й підтримку клієнтів — і зауважує, що далеко не всі гравці мають інструменти, потрібні, щоб цю підтримку системно організувати всередині себе.
До Odoo компанія перепробувала кілька локальних систем і власних напрацювань — Multisys, Axess і Merlin, — які, за словами Морено, не мали достатньої міцності, щоб витримати розвиток бізнесу. Проблема була навіть не в самій кількості програм, а у відсутності єдиної точки, де інформація трималася б разом: інструменти стояли окремо один від одного, через що страждали і внутрішня комунікація, і простежуваність процесів. Компанія працювала з різними системами, а дані були розпорошені — і потрібна була платформа, яка звела б усю операційну діяльність в одному місці.
Про Odoo в компанії дізналися, коли вивчали доступні на ринку альтернативи й читали чужі історії впроваджень; спершу колега порадив спробувати Odoo Community, а вже після оцінки платформи в Quality Group Services перейшли на версію Enterprise. Перед рішенням компанія порівняла кількох партнерів Odoo у Колумбії й зупинилася на Pragmatic — вирішальними стали досвід партнера в екосистемі, його статус Gold і, головне, прозорість та супровід ще на етапі продажу, коли команда партнера послідовно відповідала на запитання й пояснювала кожен крок. Впровадження стартувало 2021 року з кількох модулів, а далі використання поступово розширювалося; зі зміною ліцензійної моделі компанія почала задіювати значно більшу частину пакета застосунків.
Сьогодні перелік того, що працює в Quality Group Services, доволі широкий: Продажі, CRM, Оренда, Склад, Закупівлі, Бухгалтерія, Документи, Сайт, Підписи, Співробітники, Оцінювання, Планування й Автопарк, а також Контакти, Розрахунок зарплати, Виробництво та Опитування. У закупівлях компанія побудувала процес із розділенням ролей: одна людина готує замовлення, інша перевіряє й затверджує його, тож відповідальність розмежована, а погоджувач швидко валідує те, що до нього надходить, не збираючи інформацію з різних систем. CRM ведуть за власними напрямами бізнесу й етапами продажу, з активностями, які нагадують співробітникам про наступні дії; а оскільки CRM пов’язана з Продажами, менеджер може одразу підняти історію клієнта — якщо той телефонує з питанням про техніку, куплену кілька років тому, видно, що саме він купував, коли і хто оформлював угоду.
Окремо Морено виділяє внутрішні Розмови: можливість обговорювати документи прямо в системі зберігає слід комунікації поруч із процесом, якого вона стосується, тож Odoo працює не як набір окремих застосунків, а як середовище, де процеси й обговорення лишаються пов’язаними. Другий момент, який у компанії називають практично цінним, — мобільність: замовлення на закупівлю й продаж керівники затверджують просто з телефона, тож операція не чекає, поки хтось повернеться за комп’ютер. Принципова настанова компанії — тримати Odoo максимально стандартним і підлаштовувати власні процеси під платформу, а не навпаки: своїх модулів тут не розробляли, єдина стороння інтеграція — сервіс Yuju для зв’язку Odoo з Mercado Libre та іншими торговельними майданчиками.
Крім скорочення штату з 45 до 34 осіб і зростання продажів на 18%, керівництво наголошує на якісній зміні — швидкості: коли погодження, дані й операції живуть на одній платформі, робота просто рухається швидше. Масштаб бази, з якою компанія працює, теж показовий: понад 33 500 контактів у системі, і Морено визнає, що без централізованого обліку таку кількість було б важко тримати під контролем. Наразі Quality Group Services працює на Odoo 17 з хостингом Odoo.sh і планує переходити на новіші версії, а серед модулів, які ще не освоєні, найбільший інтерес викликає Проєкт. Досвід впровадження, за словами Морено, підтвердив ще одну річ: без залучення керівництва такий перехід не відбувається — саме участь топменеджменту рухає зміни й забезпечує те, що організація справді приймає інструмент.
Що це означає для українського користувача
Найцінніше в цьому кейсі для українського бізнесу — не самі відсотки, а логіка, за якою вони з’явилися: компанія не автоматизувала окремі ділянки, а прибрала розриви між ними, і саме на стиках процесів знайшлася вивільнена робота. Українським компаніям, що здають техніку в оренду, обслуговують обладнання чи торгують ІТ-рішеннями, варто звернути увагу на конкретну зв’язку з цієї історії: Оренда й Склад в одній базі з CRM і Продажами дають повну історію кожної одиниці техніки та кожного клієнта, а закупівлі з розділенням ролей «готує — затверджує» закривають типову діру в контролі витрат без жодної кастомізації. Показова й стратегія самого впровадження: почати з кількох модулів, розширювати поступово і свідомо тримати систему стандартною — підхід, який помітно здешевлює і запуск, і майбутні оновлення.