Odoo Blog опублікував історію австралійсько-корейської компанії SOX&LOX, яка після десяти років роботи на SAP перевела весь бізнес на Odoo — від бухгалтерії до B2B-магазину. Кейс показовий не масштабом, а навпаки: у компанії всього 15 співробітників, і саме невідповідність між розміром бізнесу та вагою корпоративної ERP стала головною причиною переходу. При цьому SOX&LOX аж ніяк не нішевий гравець: її продукція представлена більш ніж у 3000 аптек по всій Австралії, включно з найбільшою аптечною мережею країни.
Компанію засновано 1998 року, і починала вона як фешн-бренд, але з часом перепрофілювалася на спеціалізовану гуртову торгівлю з присутністю в Австралії та Південній Кореї. Сьогодні її асортимент налічує понад 130 різновидів шкарпеткової продукції, а флагманський товар — шкарпетки для людей із діабетом — посідає перше місце за продажами в аптечному каналі. Тобто це класичний оптовик із вузькою спеціалізацією, широким асортиментом і дуже великою кількістю роздрібних точок-контрагентів.
Десять років облік і операції компанія вела в SAP, доки не поставила собі пряме питання: чи справді ця система підходить саме нашому бізнесу? SAP проєктувався з розрахунку на великі підприємства, і для середньої компанії він обертався важкими витратами на ліцензії та обслуговування, які було складно виправдати. Не менш болючою виявилася негнучкість: підлаштувати систему під специфічні вимоги великих клієнтів було непросто, а саме від цього в гуртовій торгівлі залежить, чи прийме мережа документи взагалі.
Паралельно бізнес обріс набором незв’язаних інструментів. CRM, електронна пошта, бухгалтерія та складський облік жили на окремих платформах: контакти зберігалися в одних файлах, розсилки надсилалися з іншого сервісу, а історія продажів велася ще десь. Для компанії, яка хоче системно працювати з базою аптек, така розкиданість означала, що будь-яка маркетингова активність починається з ручного зведення даних, а не з роботи з клієнтом.
Найгостріше обмеження виявилося в документах. Бухгалтерська програма Xero, якою користувалися для фінансів, не підтримувала спеціальні формати інвойсів, яких вимагали великі торговельні клієнти, — і команда щоразу доробляла документи вручну в Excel. В Odoo цю задачу закрили повністю: компанія спроєктувала стовідсотково індивідуальні інвойси й видаткові документи під вимоги кожного клієнта окремо. Додатково система почала автоматично формувати бухгалтерські проводки в момент підтвердження замовлення, замовлення з сайту одразу синхронізуються з Продажами, Складом і Бухгалтерією, а звіти вивантажуються в таблиці для керівництва без ручного зведення.
Друга частина проєкту — робота з клієнтами. SOX&LOX хотіла проводити email-кампанії для залучення нових покупців, але без єдиної бази це було нереально. Зв’язка застосунків Odoo вибудувала наскрізний процес: CRM під’єднали до B2B-сайту та служби підтримки, тож замовлення з сайту потрапляють у CRM у реальному часі, а всі B2B-звернення зберігаються з історією листування. Ліди ведуться за стадіями, що дає прозоре відстеження дій менеджерів. Застосунок Email-маркетингу надсилає цільові розсилки на конкретні сегменти з CRM, а дані нових клієнтів одразу фіксуються в Контактах. Таким чином увесь шлях — від першого залучення до післяпродажного супроводу — зібрався в одній системі.
Технічно проєкт розгорнуто на Odoo.SH, упроваджував його партнер LINKUP INFOTECH, а набір застосунків включає Бухгалтерію, Продажі, Закупівлі, Склад, Конструктор сайтів, CRM, Контакти, Email-маркетинг, Службу підтримки й Документи. Операційний менеджер компанії пояснює вибір так: головними причинами були доступна вартість, гнучкість і відкритість системи, а також наявність підтримки корейською мовою навіть при роботі в Австралії — деталь, важлива для бізнесу, що працює одразу у двох країнах.
Що це означає для українського користувача
Історія SOX&LOX корисна українським гуртовикам і виробникам, які працюють із мережами — аптечними, продуктовими, будівельними, — бо описує до болю знайому ситуацію: великий контрагент диктує власний формат документів, облікова програма його не підтримує, і бухгалтерія щомісяця доробляє друковані форми руками в Excel. Odoo тут цікавий саме тим, що шаблони документів — це редаговані звіти всередині системи, а не зашита в програму форма, тож підлаштувати накладну чи рахунок під вимоги конкретної мережі можна без переписування ядра. Другий висновок ще практичніший: компанія з 15 людьми свідомо відмовилася від важкої ERP не через брак функціоналу, а через вартість володіння й негнучкість — і це та сама арифметика, яку варто чесно прорахувати перед тим, як вкладатися у впровадження системи, розрахованої на зовсім інший масштаб бізнесу.