GLAVIS Architects Inc. — японська IT-консалтингова компанія зі штаб-квартирою в Токіо та офісами в Саппоро, Осаці й Фукуоці, заснована у 2010 році. Понад 60 співробітників компанії консультують органи державної влади, державні агентства та неприбуткові організації з питань підвищення продуктивності за допомогою ІТ. Але власний облік продажів і фінансів компанія до нещодавнього часу вела так, як типова SME без ІТ-відділу, — на Excel-таблицях і папері.
Без власної бухгалтерської експертизи команда GLAVIS витрачала багато часу на звірку місячних продажів із рахунками, а підготовка оборотно-сальдової відомості розтягувалася на місяці — управлінські рішення доводилося ухвалювати радше на приблизних оцінках, ніж на актуальних цифрах. Ситуацію ускладнювала й розпорошена комунікація: заявки та документи співробітників розліталися між поштою, чатами й усними домовленостями, контроль версій документів був практично неможливим, а паперовий архів продовжував рости. Більшість стандартних ERP-рішень у Японії розраховані на великий бізнес і виявилися занадто громіздкими та складними для компанії такого розміру.
Odoo обрали саме за легкість і гнучкість: систему можна було підлаштувати під наявні робочі процеси компанії, а не навпаки, і донастроювати правила вже під час використання — це виявилося критично важливим для команди без виділеного ІТ-підрозділу. У підсумку GLAVIS об’єднала на одній платформі три напрями: продажі та фінанси (керування постачальниками від запиту цін до статусу замовлення, бухгалтерія з наскрізним рухом грошових коштів, консолідація контрактів і замовлень), кадрово-адміністративні процеси (відпустки з автоматичними погодженнями, електронний архів документів замість паперового) та узгодження і підписання (внутрішні погодження, автоматичні запити на електронний підпис для зовнішніх партнерів одразу після внутрішнього затвердження).
Результат — наскрізна видимість усього циклу транзакцій: продажів, надходжень, витрат і платежів у реальному часі. Оборотно-сальдові відомості, підготовка яких раніше займала кілька місяців, тепер готові менш ніж за місяць, що суттєво пришвидшило управлінські рішення. Заявки та документи співробітників, які раніше були розкидані по різних системах, тепер централізовано зібрані в Odoo, що пришвидшило перехід компанії на безпаперовий документообіг; додатково команда використовує в Odoo й інші застосунки — від електронного підпису до створення лендінгових сторінок. За словами партнера GLAVIS Group Шіна Кавахіто, головна перевага Odoo — можливість побудувати гнучку й стійку управлінську основу, яка росте разом із бізнесом: можна почати з мінімального набору функцій, а далі додавати чи прибирати застосунки залежно від етапу розвитку компанії. Наразі Odoo в GLAVIS використовують 81 користувач, впровадження виконав партнер ALUBENA на хмарному хостингу Odoo.sh.
Що це означає для українського користувача
Ситуація GLAVIS дуже знайома багатьом українським бухгалтерським, консалтинговим і юридичним фірмам та іншому сервісному малому й середньому бізнесу, де облік продажів і рахунків досі тримається на Excel, а закриття місяця перетворюється на ручне звірення розрізнених файлів. Кейс показує, що перехід на ERP не вимагає власного ІТ-відділу чи одноразового впровадження всього і одразу: можна почати з базових модулів продажів і бухгалтерії, а кадровий облік, документообіг та електронний підпис додати пізніше, коли бізнес до цього дозріє.