Odoo Blog опублікував історію VanAir — невеликого канадського виробника з Бернабі (Британська Колумбія), який робить двері з вбудованою системою вентиляції. У компанії працює десять осіб, а в системі — близько 2500 товарних позицій, бо кожне замовлення може відрізнятися розміром, товщиною й обробкою. Після переходу з QuickBooks, Excel і Webflow на єдину базу Odoo час усього процесу — від закупівлі сировини в постачальника через облік до виставлення рахунка клієнту — скоротився приблизно вдвічі, а продажі протягом останніх двох років зростають майже на 60% щороку.
Починалося все як університетський проєкт. 2013 року Вік Яу разом зі співзасновником Джеймсом розробили спосіб забезпечити вентиляцію приміщення через самі двері — і запатентували конструкцію. Перші роки компанія була переважно дослідницько-збутовою: вона ліцензувала свій дизайн виробникам дверей, а не виробляла сама. Перший комерційний проєкт з’явився 2016 року — 250 дверей. Сьогодні VanAir продає близько 10 000 дверей на рік — частину через партнерського виробника, частину з власного цеху, який компанія відкрила в Бернабі 2023 року. Саме тоді, ставши виробником, вона й почала шукати ERP.
До того облік тримався на QuickBooks і Excel, а сайт жив окремо на Webflow. Закупівлі, підготовка комерційних пропозицій, продажі, склад, виробництво й бухгалтерія не були пов’язані в одній системі, тож щоразу, коли інформація мала перейти з одного етапу на наступний, це означало додаткову ручну роботу. 2023 року у VanAir переглянули чимало варіантів — від великих платформ на кшталт Oracle і SAP до галузевих систем для деревообробки: WoodWare Systems, INNERGY, Epicor, DMSI, Agility ERP, Sage, OnTaccr. За словами Віка, жоден варіант не закривав усі потреби — включно з Odoo, — але вирішили гнучкість і відкритість платформи: систему можна було підлаштовувати під себе в міру того, як змінюється бізнес.
Найскладніше в цьому бізнесі — саме варіативність продукту. Двері на вигляд проста річ, прямокутник, але кожне замовлення може мати інші габарити, товщину, схему свердління й інші вимоги замовника, тож кількість комбінацій у системі вимірюється тисячами. Модуль Виробництва допомагає впорядкувати ці варіації й вести нові вимоги клієнтів у виробничий процес: із замовлення на продаж народжуються робочі інструкції для цеху, тобто те, що погодили з клієнтом у пропозиції, напряму стає тим, що треба виготовити. Тут же компанія бачить простір для подальшого розвитку — зробити зрозумілішими інструкції для нетипових операцій механічної обробки й надійніше переносити індивідуальні вимоги замовника у специфікації (BOM) і виробничі завдання.
Довкола виробництва зібралася решта контуру. Продажі зв’язують комерційні пропозиції із замовленнями й виробництвом, а на фінансовому боці компанія користується прайс-листами, умовами дострокової оплати та аналізом маржі. Клієнтську базу ведуть у CRM, сайт із Webflow перенесли на Odoo — і звернення з сайту тепер потрапляють у те саме середовище, де працює вся компанія, а не в окремий сервіс. Закупівлі й Склад відповідають за матеріали до входу у виробництво: замовлення постачальникам, приймання, облік додаткових витрат на доставку (landed costs). Важливий нюанс моделі VanAir — компанія не тримає складу готової продукції, а відвантажує вироблене через дистриб’юторську мережу, тому зв’язка закупівель, складу, продажів і виробництва для неї критична. Крім цього, в Odoo ведуть Обслуговування обладнання, погодження, відпустки й витрати, а невеликі доопрацювання команда робить сама через Studio, не залучаючи впроваджувача до кожної дрібниці. Розгорнуто все на Odoo.sh.
Бухгалтерія замикає ланцюжок: із замовлення на продаж рахунок виставляється в тій самій системі, без перенесення даних між програмами. Саме звідси й береться оцінка Віка — приблизно 50% економії часу на всьому наскрізному процесі. Він окремо згадує автоматичне виставлення рахунків, правила ціноутворення, розрахунок знижок і дострокових оплат та аналіз маржі. Ще одна деталь, яку варто відзначити: звіти в обліку налаштували так, щоб вони збігалися з тим, як дивиться на цифри зовнішній бухгалтер компанії, — і тепер обидві сторони працюють з одними й тими самими даними. Результат помітний у цифрах виробництва: у цеху в Бернабі випуск зріс приблизно з 1800 дверей на старті до майже 7000 цьогоріч, а мета — вийти на 15 000. Далі компанія планує географічну експансію: історично вона працювала на західному узбережжі від Британської Колумбії до Каліфорнії, вже зайшла у східну Канаду й дивиться на схід США; якщо там з’явиться власне виробництво, структуру збираються повторити через багатокомпанійний режим Odoo. Показово, що серед пріоритетів немає штучного інтелекту: у VanAir його можливості вивчали, але поки не знайшли суттєвого застосування у своїх виробничих процесах, тож роблять ставку на приземленіші речі — якісніші робочі інструкції, облік робочого часу й зручніший спосіб конфігурувати варіативні вироби та їхні специфікації.
Що це означає для українського користувача
Кейс VanAir цікавий українським виробникам на замовлення — віконникам, дверникам, меблевикам, виробникам металоконструкцій — не стільки цифрою «мінус 50% часу», скільки механізмом, який за нею стоїть: один ланцюжок від заявки постачальнику до рахунка клієнту без повторного введення даних, варіанти товару замість сотень окремих карток і можливість самостійно доробляти дрібниці через Studio. Корисна і чесність самої історії: жодна з розглянутих систем, зокрема й Odoo, не закривала всіх потреб — це здоровий орієнтир для тих, хто вибирає ERP і чекає ідеального збігу з першого дня. Окремо варто звернути увагу на практику налаштувати облікові звіти під те, що дивиться зовнішній бухгалтер: для українських компаній, які віддають бухгалтерію на аутсорс, це дешевий спосіб прибрати вічні розбіжності між «як бачить бізнес» і «як бачить бухгалтерія».