Odoo Blog опублікував історію Musée du Fjord — науково-природничого музею в канадському Сагенеї (провінція Квебек), який за кілька років перейшов від паперових книг бронювання й касової програми зразка 2005 року до єдиної цифрової системи. Кейс цікавий не масштабом, а навпаки: це невелика неприбуткова організація, де цілий рік працює близько десяти людей, без ІТ-відділу й бюджету на дороге галузеве програмне забезпечення.
Музей заснували волонтери ще 1967 року, офіційною організацією він став 1983-го, і від самого відкриття його очолює та сама людина. Musée du Fjord розповідає про живу природу — екосистему Сагенейського фіорду: постійні експозиції в приміщенні, літні екскурсії просто неба й акваріум. Щороку сюди приходить близько 45 000 відвідувачів, що чимало для невеликого міста, до того ж поряд розташований міжнародний порт круїзних суден. Влітку в команді приблизно 25 людей, із них 15 гідів, тож постійно працює близько десятьох. Колектив надзвичайно стабільний: менеджер з роботи з клієнтами TommyLee Leroux Gagnon працює в музеї 12 років, а дехто з його колег — 25, 30 і майже 45 років.
До переходу на Odoo більшість процесів трималася на папері. Касову програму для музейних кас востаннє оновлювали 2005 року, вона запускалася лише на старих версіях Windows, і каси регулярно підводили. Групові бронювання та решту інформації записували в одну велику книгу — буквально. «Майже все писали на папері. Усі бронювання груп […] усе було в одній великій книзі», — згадує TommyLee. Дані кочували між працівниками, бухгалтером і колегами, і щоразу їх переносили вручну. Електронної комерції не було взагалі, хоча відвідувачі дедалі частіше просили можливість купити квитки онлайн. Пандемія зробила ці обмеження остаточно очевидними: інформація лишалася прив’язаною до паперу й особистих щоденників, а віддалено працювати з нею було майже неможливо.
Модернізацію доручили TommyLee, а оцінити варіанти допоміг запрошений консультант — у його списку Odoo стояла першою. До того музей коротко спробував інше рішення, яке не підійшло, тож до оцінювання Odoo команда прийшла вже з чітким розумінням, чого саме не хоче. Важило й те, що з музеєм міг працювати франкомовний представник: колектив переважно франкомовний. Впровадження почали 2023 року і свідомо робили поступово, щоб працівники з багаторічним стажем встигали звикнути до нових способів роботи.
Першим і досі найактивніше використовуваним застосунком стала Точка продажу. Вона замінила застарілу касову програму і звела продажі з різних каналів в одне місце: покупки в сувенірній крамниці, на стійці реєстрації та на сайті тепер лежать в одній базі. «Купив хтось щось у нашій крамниці, на рецепції чи на сайті — усе це разом», — каже TommyLee. Раніше, щоб відповісти на просте запитання, скільки людей відвідало музей за певний період, треба було рахувати записи руками. Сайт і онлайн-магазин музей теж побудував на Odoo, закривши давню прогалину з квитками онлайн, — причому TommyLee, який за власним визначенням не належить до людей, що працюють з комп’ютерами, зробив сайт самостійно. У пік сезону сайт приносить тисячі доларів продажів щомісяця; узимку значно тихіше.
Найпомітніше змінилася звітність. Типовий літній звіт раніше означав: попросити колегу дістати цифри з каси, переглянути паперові анкети, перенести все в Excel і звести докупи — увесь цикл міг тривати до трьох днів. Тепер той самий звіт готується приблизно за одну-дві хвилини: дані беруться напряму із системи, фільтруються й вивантажуються в таблицю. Для неприбуткової організації, яка регулярно звітує державним органам, місту та спонсорам, це має цілком практичне значення. Не менш важливо, що Odoo уніфікувала саму форму запису: раніше кожен вів дані у власному форматі і зводити їх було важко. «Тепер в Odoo дані у всіх однакові. Тож помилок більше немає, і даним можна більше довіряти», — каже TommyLee. Паралельно спільний Календар замінив індивідуальні паперові щоденники: тепер видно, хто працює, хто на зустрічі, хто вдома, хто прийде пізніше. А робочі розмови переїхали з Facebook Messenger у внутрішній чат Odoo.
Найнесподіванішим виявилося застосування Studio. У музею є колекція приблизно з 10 000 одиниць зберігання — предметів, фотографій, книжок, — і колега вже шукав окрему програму для її обліку. TommyLee вирішив перевірити, чи не впорається з цим Odoo, і зібрав власний застосунок менш ніж за п’ять хвилин: тепер там зберігаються описи й зображення артефактів, які за потреби можна показати й на сайті. Це дало змогу не купувати спеціалізоване рішення вартістю близько $1500 на рік. Той самий підхід згодом застосували до акваріума: другий саморобний застосунок веде облік риб та інших тварин — з нотатками, фотографіями, відео й ветеринарними записами, — а також показує, у якому саме акваріумі перебуває кожна з них, і фіксує надходження та зміни. Оскільки все це в цифровому вигляді, музей може будувати графіки й готувати дані для державних дозволів. Наступний великий напрям — кадровий облік, де досі живуть паперові табелі й фізичні справи працівників; у планах також живий чат на сайті та можливість для шкільних груп самостійно бачити вільні дати й попередньо бронювати.
Що це означає для українського користувача
Український контекст тут майже дослівний: невелика організація з довгою історією, касова програма, якої не оновлювали років двадцять, бронювання в зошиті, звіти, що їх вручну зводять в Excel по кілька днів, і робочі питання в особистих месенджерах. Кейс показує дві речі, корисні передусім неприбутковим організаціям, музеям, заповідникам і туристичним об’єктам. По-перше, перехід не мусить бути одномоментним: тут почали з каси й календаря і додавали застосунки роками. По-друге, Studio часто закриває саме ту “галузеву специфіку”, під яку зазвичай шукають окрему дорогу програму, — облік фондів, тварин, обладнання чи будь-яких інших об’єктів із фотографіями й історією змін. А для бухгалтера чи адміністратора закладу найцінніший урок ховається в порівнянні “три дні проти двох хвилин”: воно стосується не програмного забезпечення як такого, а того, скільки часу з’їдає ручне зведення даних із розрізнених джерел.